Manajemen persediaan adalah bagian dari perusahaan yang berfungsi untuk mengatur persediaan barang yang dimiliki. Mulai dari cara memperoleh persediaan, penyimpanannya, sampai persediaan tersebut dimanfaatkan atau dikeluarkan.

Jenis perusahaan yang membutuhkan adanya manajemen persediaan adalah perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur. Pada perusahaan dagang yang dimaksud persediaan itu sendiri adalah persediaan barang dagang yang sebelumnya dibeli atau didapatkan dari supplier.

Mengapa diperlukan managemen persediaan dalam bisnis?

Persediaan merupakan asset perusahaan yang disimpan untuk menunggu di pergunakan/ dijual ,berdasarkan jenis barang yang dikelola, managemen persediaan terbagi atas 5 jenis :

  1. Barang mentah atau bahan baku. Manajemen persediaan harus mampu memastikan jumlah bahan baku yang ada mampu mecukupi kebutuhan produksi.
  2. Barang proses atau barang setengah jadi. Biasanya barang ini digunakan untuk didisribusikan ke pabrik lain untuk dilanjutkan menjadi barang jadi. Manajemen persediaan akan menentukan seberapa banyak barang yang diperlukan untuk di distribusi agar bisa memenuhi permintaan.
  3. Barang jadi atau finishing goods. Manajemen persediaan akan mengatur jumlah yang tersedia, kemana akan didistribusikan, dan berapa jumlahnya. Tidak lain tidak bukan agar mampu mendapatkan jumlah produk optimal agar keuntungan maksimal.
  4. Barang suplai. Manajer harus mengelola barang yang menjadi persediaan baik yang akan digunakan untuk produksi atau tidak
  5. Barang dagangan. Barang ini harus jelas jumlah nya dan dimana saja akan didistribusikan.

Dalam mengurus manajemen persediaan, hal yang harus diurus yaitu pengelolaan bahan baku, barang dagang, barang yang diproses, dan barang yang di-supply pada sebuah perusahaan. Diterapkannya manajemen persediaan dalam suatu perusahaan bertujuan untuk memaksimalkan pengelolaan persediaan barang yang ada dengan biaya seminimal mungkin sehingga membantu perusahaan agar mendapatkan laba yang besar. Tujuan lain diterapkannya manajemen persediaan adalah sebagai berikut:

  1. Jadwal produksi dapat disesuaikan oleh perusahaan
  2. Mengantisipasi perubahan permintaan dan penawaran secara mendadak dari konsumen
  3. Dapat mengurangi resiko jika terjadi kenaikan harga secara tiba-tiba
  4. Menjaga persediaan barang yang diproduksi secara musiman

Faktor yang Mempengaruhi Persediaan

Ada beberapa faktor yang diperhitungkan oleh manajemen persediaan dan bisa mempengaruhi tingkat persediaan perusahaan, seperti:

  1. Jumlah dana yang tersedia, ketersediaan dana yang dimiliki sangat berpengaruh terhadap prioritas pembelian persediaan, item apa yang urgen untuk dibeli dan item apa yang masih bisa ditunda.
  2. Lead time, waktu tunggu barang yang dipesan sampai barang diterima
  3. Frekuensi penggunaan, semakin sering digunakan, semakin kecil persediaan yang tersedia
  4. Daya tahan persediaan, persediaan yang memiliki daya tahan yang lemah seperti buah, daging dan barang sejenis harus segera cepat dikeluarkan/dijual/digunakan.

Biaya Persediaan

Mungkin anda tidak menyangka bahwa hanya untuk memperlakukan persediaan bisa menimbulkan biaya biaya yang banyak jumlahnya dan banyak jenisnya.

Umumnya, biaya persediaan dikelompokkan menjadi 4 kategori, yaitu:

  1. Biaya pemesanan (order cost)

Biaya pemesanan adalah biaya yang berkaitan dengan kegiatan pemesanan barang (persediaan).Biaya ini meliputi seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari pertama kali order (penempatan pemesanan) hingga barang yang dipesan tersebut tersedia digudang seperti :

  • Biaya Komunikasi
  • Biaya Pengiriman
  • Biaya Packing
  • Biaya Pemrosesan Pesanan
  • Biaya Pemerikasaan Penerimaan

2. Biaya penyimpanan (carrying cost)

Biaya penyimpanan adalah biaya yang muncul dan dikeluarkan untuk menyimpan barang atau material (bahan baku) yang telah dipesan sebelumnya.

Biaya penyimanan ini bisa berubah sesuai dengan nilai persediaan yang disimpan. Contoh biaya penyimpanan antara lain:

  • Biaya Asuransi
  • Biaya Fasilias Penyimpanan (sewa Gudang)
  • Biaya Keamanan
  • Biaya Kerusakan Barang

3. Biaya persiapan (set up cost)

Biaya persiapan (set up cost) muncul apabila perusahaan memproduksi sendiri barang atau material persediaan yang dibutuhkan.

Contoh biaya set up cost diantaranya:

  • Biaya mesin yang tidak bekerja
  • Biaya persiapan tenaga kerja langsung
  • Biaya surat menyurat
  • Biaya persiapan peralatan dan perlengkapan
  • Biaya penjadwalan

4. Biaya kehabisan (kekurangan bahan)

Ada biaya peluang yang hilang apabila produksi tidak bisa berjalan pada jadwal yang sudah direncanakan karena kekurangan bahan.

Bagaimana teknis manajemen dalam mengatur persediaan perusahaan ?

Untuk mengatur dan menyeimbangkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan persediaan, perusahaan bisa menggunakan beberapa metode pengendalian persediaan seperti berikut:

Di dalam manajemen persediaan terdapat 2 model manajemen yang umum atau sering digunakan oleh perusahaan yaitu

  • Model Economic Order Quantity (EOQ)
  • Model Just in Time atau Model Tepat Pada Waktu (JIT).

Untuk Model Economic Order Quantity (EOQ), penerapannya sesuai untuk perusahaan manufaktur. Sementara model manajemen yang sesuai diterapkan pada perusahaan dagang yaitu Model Just in Time (JIT).

Model Just in Time (JIT) merupakan model manajemen dimana perusahaan diusahakan seminimal mungkin tidak memiliki stok atau persediaan barang sehingga persediaan bernilai 0 atau paling tidak mendekati nilai 0. Dengan demikian, perusahaan tidak harus menanggung biaya persediaan barang atau bahan baku. Persediaan bahan baku akan datang pada saat perusahaan membutuhkan persediaan bahan baku tersebut dengan jumlah yang sesuai sehingga tidak ada sisa bahan baku yang tersimpan sebagai stok.

Dalam model JIT ini perusahaan wajib menganggap supplier atau pemasok sebagai mitra bisnis yang sangat penting. Perusahaan harus menjalin hubungan yang intens dengan supplier agar kebutuhan jangka panjang perusahaan dapat terpenuhi dengan baik. Dengan begitu, supplier akan selalu berusaha memenuhi berapa pun dan kapanpun kebutuhan persediaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Cara Menentukan Biaya Persediaan

Setelah menenal menegemen persediaan ada baiknya mengetahui cara menentukan biaya persediaan itu sendiri, ini adalah beberapa metode yang dapat digunakan untuk menentukan biaya persediaan :

  1. Metode Fifo ( First in First Out )

Pada Metode First In First Out ini barang yang pertama kali dibeli adalah barang yang pertama kali dijual. Karena itu metode ini sesuai dengan arus biaya yang aktual. Metode ini juga adalah metode yang paling sering digunakan dalam penilaian persediaan. Metode ini juga menyesuaikan persediaan barang yang akan keluar tentunya akan sesuai dengan kegiatan produksi yang nilainya kurang lebih sama dengan harga yang pertama kali masuk. 

Karenanya persediaan barang akhir akan sesuai dengan harga baru atau dengan urutan terakhir yang dibeli. Metode ini juga menggunakan metode perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP).

Ketika metode ini digunakan selama periode inflasi, maka biaya unit yang lebih awal masuk akan lebih rendah dibandingkan dengan biaya unit yang paling akhir. Karena itu juga FIFO ini akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi.

2.Avarage

Metode average ini adalah metode yang biasa digunakan untuk melakukan perhitungan biaya per unit persediaan dengan cara rata-rata yang tertimbang. Caranya dengan membagi julah biaya barang yang tersedia untuk dijual dengan jumlah unit yang akan dijual sehingga dapat lah biaya rata-rata per unit. Setelah mengetahui biaya rata-rata per unit, maka langkah terakhir adalah dengan menghitung persediaan akhir dan beban pokok penjualan.

3. Lifo ( Last In Firs Out )

Metode Lifo adalah metode pencatatan persediaan untuk mencatat persediaan yang terakhir dibeli akan dijual terlebih dahulu sedangkan persediaan yang pertama kali dibeli akan dikeluarkan di kemudian hari.

Itulah pembahasan mengenai managemen persediaan, dengan mengetahui dan memahami metode tersebut akan membuat perusahaan lebih tersistem dengan rapi, kita mengetahui betapa pentingnya penerapan manajemen persediaan (stock management) dalam suatu perusahaan yang memberikan kemudahan dalam menjalankan suatu bisnis atau usaha. Untuk memudahkan Anda melakukan manajemen persediaan, ada baiknya Anda menerapkan sistem yang terintegrasi seperti Accurate Online, dengan bebrabis cloud akan memudahkan anda untuk menghasilkan laporan yang andainginkan dengan cepat dan efisien. Coba gratis 30 hari disini.