Mengenal Perbedaaan Purchase Requisition Purchase Order dan Purchase Invoice

[av_one_full first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_display=”]

[av_image src=’https://solusiaccurate.com/wp-content/uploads/2019/04/mENGENAL-PERBEDAAN.png’ attachment=’4344′ attachment_size=’full’ align=’center’ styling=” hover=” link=” target=” caption=” font_size=” appearance=” overlay_opacity=’0.4′ overlay_color=’#000000′ overlay_text_color=’#ffffff’ animation=’no-animation’ admin_preview_bg=”][/av_image]

[/av_one_full][av_one_full first min_height=” vertical_alignment=” space=” custom_margin=” margin=’0px’ padding=’0px’ border=” border_color=” radius=’0px’ background_color=” src=” background_position=’top left’ background_repeat=’no-repeat’ animation=” mobile_display=”]

[av_textblock size=” font_color=” color=” admin_preview_bg=”]
Purchase Invoice atau dikenal dengan Faktur pembelian Fiktif sering digunakan digunakan untuk melakukan kecurangan yang terjadi di Perusahaan atau juga Proyek, Bahkan di Indonesia sempat ramai ketika terdapat Faktur pembelian fiktif yang mencapai 63 M untuk mendanai proyek Pemerintah namun Proyek tersebut tidak berjalan. Di dunia usaha atau Proyek setiap ada aktifitas uang keluar perlu dilakukan prosedur, termasuk juga ketika melakukan aktifitas pembelian. Aktifitas pembelian terdapat beberapa tahan seperti ada yang namanya purchase request (Permintaan), Purchase Order, Puchase receipt dan juga Purchase Invoice. Berikut akan dijelaskan mengenai perbedaan antara Purchase requisition, Purchase order, Purchase invoice yang harus diketahui oleh perusahaan ketika mau melakukan pembelian ke vendor.

Purchase Order (PO) merupakan Standart awal untuk sebagai aktivitas order tertulis didalam meakukan pembelian. Sederhananya, PO membantu bisnis Anda memastikan bahwa setiap pembelanjaan yang dilakukan sesuai dengan anggaran bisnis Anda. PO adalah dokumen yang yang berisi permintaan atas kebutuhan stok barang dan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok. Jenis barang, kuantitas, harga, Dan nomor PO secara umum tertera pada dokumen PO. Semakin spesifik pesanan, maka semakin banyak juga rincian yang disertakan dan itu akan membuat kegiatan pemesanan pembelian lebih efektif.

Ketika penjual, pemasok, vendor, dan lainnya menerima PO, kontrak yang mengikat secara hukum terbentuk antara kedua pihak. Selain itu, pembeli harus mengkomunikasikan permintaan pembelian kepada penjual secara eksplisit dan jelas sehingga terhindar dari kesalahan dan kekeliruan ketika PO diterima penjual.

Selain sebagai dokumen pemesanan, beberapa pemberi pinjaman atau kreditur komersial akan menggunakan PO sebagai referensi atau bahan pertimbangan untuk memberikan pinjaman kepada organisasi ataupun bisnis.

Perbedaan Purchase Order dengan Purchase Invoice

Setelah kita mengetahui bahwa purchase order adalah berupa kontrak pesanan antara kita sebagai pemesan dengan vendor, dan sudah terjadi transaksi seperti pengiriman barang atau jasa yang kita pesan. Vendor berhak mengirimkan kita tagihan sesuai dengan perjanjian berupa Invoice. Tagihan Invoice yang dibuatkan oleh vendor perlu di salin oleh kita sebagai pihak pembeli sebagai dokument internal dalam bentuk Purchase invoice, atas dasar purchase invoice yang kita buat bagian accounting sudah mengakui hutang kita terhadap vendor.

Perbedaan PO dengan Purchase Requisition (PR)

Selain adanya perbedaan antara Purchase Order dengan Purchase invoice orang-orang kadang tidak menyadari bahwa terdapat perbedaan antara Purchase Requisition dengan Purchase Order. Baik Purchase Requisition maupun Purchase Order adalah instrumen yang mendokumentasikan aktivitas pemesanan. Akan tetapi, kedua instrumen tersebut memiliki perbedaan di tingkat persetujuan. Purchase Requisition hanya mendokumentasikan list barang-barang pesanan dari pembeli. Sedangkan ketika Purchase Order sudah dibuat, itu berarti perusahan atau bisnis sebagai pembeli telah menyetujui permintaan yang diajukan dari Purchase Requisition. Biasanya proses persetujuan dari Purchase Requisition menjadi Purchase Order dilakukan dan diotorisasi oleh manajemen dan departemen akuntansi.

Jadi, Purchase Order adalah dokumen yang dibuat ketika Purchase Requisition disetujui oleh pihak-pihak yang sebelumnya disebutkan. Lebih detailnya, ketika Purchase Requisition diterima maka pihak manajemen akan menghubungi pihak pemasok untuk memastikan stok barang-barang yang tertera di Purchase Requisition tersedia. Setelah pemasok melakukan konfirmasi, barulah Purchase Order benar-benar dibuat dan ditandatangani. Dengan cara ini, setidaknya pembeli akan terhindar dari kemungkinan pembatalan pesanan dari pemasok.

Dengan mengetahui perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order, bisnis Anda akan terhindar dari kesalahan-kesalahan teknis dalam melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok. Canggihnya, dengan menggunakan Software Accurate, Purchase Order secara otomatis akan dibuat dengan format yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan umum yang disebutkan sebelumnya. Hal ini tentunya akan mempermudah dan mempercepat proses pesanan pembelian. Software Accurate sebagai Software Akuntansi modern sudah dilengkapi dengan fitur tersebut. Dengan memakai Software Accurate,  hanya dengan “satu klik”, maka Purchase Order siap dicetak dan dikirim kepada pemasok dengan tentunya persetujuan dari pihak manajemen. Tidak hanya pembuatan Purchase Order, Purchase Invoice dan aktivitas pembelian saja yang terdapat di Accurate, tetapi aktivitas accounting, kasir, Gudang, Penjualan, Pajak dan masih banyak lagi, dapat ditemukan ketika menggunakan Software Accurate.

Baca Juga : Fitur Software Accurate untuk mencetak Transaksi Purchase Order
[/av_textblock]

[/av_one_full]

By |2019-04-24T13:48:12+00:00April 24th, 2019|Accurate Dekstop, Purchase|0 Comments

Cara Perhitungan RI – PI Kemungkinan Unbilled Tidak Nol (Selisih)

Dealer resmi penjualan Program accurate online, accuarte online

Jika ada kondisi ketika nilai RI menjadi berbeda setelah di tarik ke PI, dan nilai Unbillednya tidak habis, hal ini disebabkan beberapa hal berikut ini :

  • Pembulatan yang dilakukan oleh Accurate. Pembulatan tersebut terjadi dikarenakan adanya perhitungan yang menghasilkan desimal lebih dari 6 dibelakang koma, sedangkan Accurate hanya bisa menghitung 4 dibelakang koma.
  • Pada formulir RI, jurnal yang terbentuk dihitung berdasarkan perhitungan nilai barang per unit (hal ini yang menyebabkan adanya pembulatan). Sedangkan pada PI, jurnal dihitung berdasarkan perkalian total barang dengan Rate ataupun Penambahan dengan beban lainnya. Sebagai illustrasi berikut tampilan gambar contoh kasus dan cek cara perhitungannya disini

Informasi Detail Transaksi RI

Jurnal RI

Informasi Detail Transaksi PI pada bagian Item

Informasi Detail PI pada bagian Expense (beban)

Jurnal PI

(Available for V4 & V5)

By |2018-01-15T17:01:37+00:00Januari 15th, 2018|Purchase|0 Comments

Melakukan Transaksi Retur Hanya Nilainya Saja

Melakukan Transaksi Retur Hanya Nilainya Saja

Program Accurate, Accuraet Accounting software, accuarte cloud

Berikut langkah-langkah melakukan Retur Penjualan” untuk meretur nilainya saja (tidak meretur quantity item-nya) :

  1. Cara Melakukan transaksi retus Hanya nilainya saja. Buat Item baru dari List | Item | New, pilih type “Non Inventory Part” dengan nama “Sales Return”dan semua GL akun dialokasikan ke akun “Sales Return”

  2. Aktifkan “Can enter any item” pada Retur Penjualannya melalui menu Setup | Preferences | Sales/Purchase, pada bagian sales-nya centang “can enter any item”. Lalu Ok .

  3. Buat Sales Return dari Activity | Sales | Sales Return, lalu pilih nama customer dan select Inv.No =“None”

  4. Pilih Item mengggunakan item yang sudah dibuat tadi (point 1), lalu isikan nilai retur-nya. Kemudian Save & Close

  5. Buka Customer Receipt dari Activity | Sales | Customer Receipt, pilih nama customernya maka otomatis akan muncul invoice senilai retur yang sudah dibuat tadi.

Berikut langkah-langkah melakukan Retur Pembelian”untuk meretur nilainya saja (tidak meretur quantity item-nya) :

  1. Buat Item baru dari List | Item | New, pilih type “Non Inventory Part” dengan nama “Purchase Return” dan semua GL akun dialokasikan ke akun “Purchase Return”

  2. Aktifkan “Can enter any item” pada Retur Penjualannya melalui menu Setup | Preferences | Sales/Purchasepada bagian purchase-nya centang “can enter any item”. Lalu Ok .

  3. Buat Purchase Return dari Activity | Purchase | Purchase Return, lalu pilih nama vendor dan select Inv.No = “None”

  4. Pilih Item mengggunakan item yang sudah dibuat tadi (point1), lalu isikan nilai retur-nya. Kemudian Save & Close .

  5. Buka Vendor Payment dari Activity | Purchase | Vendor Payment, pilih nama vendornya maka otomatis akan muncul invoice senilai retur yang sudah dibuat tadi.

(Available for v4 & V5)

Program Accurate, Accuraet Accounting software, accuarte cloud

Accurate Mega Glodok Kemayoran, Jakarta Pusat.

Sofware Accounting yach accurate

By |2017-09-10T11:06:29+00:00September 10th, 2017|Purchase|0 Comments

Meretur Faktur Yang Dibuat Sebelum Menggunakan ACCURATE

Meretur Faktur Yang Dibuat Sebelum Menggunakan ACCURATE

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Berikut langkah untuk membuat transaksi Retur atas Faktur/Invoice yang dibuat sebelum menggunakan program ACCURATE :

  1. Pastikan dari Setup | Preferences | Sales/Purchase, centang option “All Sales Invoices” dan “Can Enter Any Item” untuk bagian Sales dan Purchase Return.

  2. Retur Pembelian lakukan dari Activities | Purchase | Purchase Return, pilih Vendor yang dimaksud, Invoice No. pilih NONE/Nihil, lalu pilih item yang diretur dari kolom Item no. Qty dan Unitprice sesuai yang diretur, setelah itu Save&Close.

  3. Retur Penjualan lakukan dari Activities | Sales | Sales Return, pilih Customer yang dimaksud, Invoice No. pilih NONE/Nihil, lalu pilih item yang diretur dari kolom Item no. Qty dan Unitprice sesuai yang diretur, setelah itu Save&Close. Disini nilai cost Persediaan dari barang yang dikembalikan mengambil informasi dari HPP transaksi penjualan terakhir/terdekat item yang diretur.

Untuk Retur Penjualan, jika selama pencatatan dilakukan di ACCURATE belum pernah ada penjualan lagi atas Item yang diretur tersebut , maka pencatatan transaksi retur dilakukan dengan cara sbb :

  1. Dari List – Items , edit item No. 0 Opening Balance, di halaman GLAccount pastikan setting Sales Return Account ke Sales Return Account.

  2. Buat Sales Return dari Activities | Sales | Sales Return, pilih Customer yang dimaksud, Invoice No. pilih None/Nihil, lalu Item No isi 0 lalu Enter, di bagian Item Description akan muncul keterangan Opening Balance, isi unitPrice sebesar yang akan diretur. Lalu Save&Close. Sebelum menggunakan item no. 0 yaitu item Opening Balance, pastikan dari List Items, item Opening Balance ini setting Sales Return Account-nya ke account Retur Penjualan.

  3. Buat Inventory Adjustment dari Activities | Inventory | Adjustment, Adjustment Account pilih ke account HPP (COGS), Value Adjustment dicentang, lalu pilih item-item yang di retur, isi New Qty dengan CurrentQty+Qty yang diretur, isi New Value dengan CurrentValue+ValueTotal yang di retur . Lalu Save&Close.

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Accurate Mgk Jakarta Pusat.

Software accounting yach ACCURATE

By |2017-09-08T17:25:44+00:00September 8th, 2017|Purchase|0 Comments

Bea Masuk Menambah Cost Item & Menambah DPP

Bea Masuk Menambah Cost Item & Menambah DPP

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Berikut ini langkah-langkah jika Bea Masuk mau di tambahkan ke Cost Item di transaksi pembelian Import :

  1. Buat Faktur Pembelian dengan mengisi item-item yang dibeli dari Activities | Purchase | Purchase Invoice.
  2. Kemudian input nilai Bea Masuk ke field DISCOUNT setelah Subtotal dengan tanda minus, jadi jika bea masuk adalah 20jt, input di Field Discount dengan -20.000.000
  3. PPn otomatis akan dihitung dr Sutotal harga beli barang + Beamasuk.
  4. Jika kita ada Freight atau biaya-biaya diluar Bea Masuk yang mau menambah Cost barang juga, silakan ikuti link berikut ini :

 

(Available for v4& v5)

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Accurate Mgk Jakarta Pusat.

Software accounting yach ACCURATE

By |2017-09-08T17:22:59+00:00September 8th, 2017|Purchase|0 Comments

Difference Unbilled Account

Difference Unbilled Account

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

aCara setiing Difference Unbilled Account yaitu:Setup | Preferences |Purchases, disana ada field untuk setting account Difference Unbilled Account(Account Type: COGS/HPP), yang fungsinya untuk menampung selisih pengakuan Persediaan kita waktu Received Item dengan Purchase Invoice.

Received Item(RI) jika select dari PO, maka nilai Persediaan akan dijurnal dengan harga sesuai PO, jika buat RI langsung tanpa Select PO makan Persediaan yang masuk sementara masih 0..

Namun bila tagihan yang datang atas penerimaan barang(RI) tersebut berbeda dengan harga di PO atau memang RI belum ada harga karena langsung buat RI tanpa buat PO, maka prilaku ACCURATE akan tergantung dari settingan kita di Setup | Preferences |Purchases, dari tiga pilihan yang ada disana kita set yang mana :

  1. Reupdated By Bill, maka ACCURATE akan mengupdate pengakuan nilai Persedian di tanggal Received Item sesuai dengan Bill/Purchase Invoice yang ReceiveBill dari RI tsb.

  2. Do Not Reupdate By Bill, ACCURATE tidak akan mengupdate pengakuan nilai Persediaan di RI, dan mengalokasikan selisih nilai Persediaan antara RI dengan Bill nya ke akun Difference Unbilled Account.

  3. Set to Reupdate By Bill if First Bill Date is On Period as Received Date, Jika Purchase Invoice atas RI ada diperiode yang sama dengan tanggal RI maka prilakukan nya menjadi Reupdated By Bill,namun jika ada dibeda periode ACCURATE akan melakukan Do Not Reupdate By Bill.

(Available For versi 4 & V5)

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Accurate Mgk Jakarta Pusat.

Software accounting yach ACCURATE

By |2017-09-08T17:20:01+00:00September 8th, 2017|Purchase|0 Comments

Membuat Credit Note / Debit Note

Membuat Credit Note / Debit Note

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Berikut langkah-langkah untuk membuat Credit Note/Debit Note untuk memotong nilai Piutang tanpa ada barang yang dikembalikan di program accurate:

Credit Note

  1. Buat Item baru dari List | Item | New, pilih type “Non Inventory Part” dengan nama “Credit Note”dan semua GL akun dialokasikan ke akun mana yang akan menampung Credit Note tsb,  Sales Discount misalnya.
  2. Aktifkan “Can enter any item” pada Retur Penjualannya melalui menu Setup | Preferences | Sales/Purchase, pada bagian sales-nya centang “can enter any item”. Lalu Ok .
  3. Buat Sales Return dari Activity | Sales | Sales Return, lalu pilih nama customer dan select Inv.No =“None”
  4. Pilih Item mengggunakan item yang sudah dibuat tadi (point 1), lalu isikan nilai retur-nya. Kemudian Save & Close
  5. Buka Customer Receipt dari Activity | Sales | Sales Receipt, pilih nama customernya maka otomatis akan muncul invoice senilai retur yang sudah dibuat tadi dengan No Faktur yang sama dengan Nomor Credit Note. Centang No Credit Note tersebut berikut No Faktur yang akan dilunasi maka Nilai Credit Note yang minus tersebut akan menjadi pengurang.

Debit Note

  1. Buat Item baru dari List | Item | New, pilih type “Non Inventory Part” dengan nama “Debit Note”dan semua GL akun dialokasikan ke akun mana yang akan menampung Debit Note tsb, Purchase Discount atau HPP misalnya.
  2. Aktifkan “Can enter any item” pada Retur Pembelian-nya melalui menu Setup | Preferences | Sales/Purchasepada bagian purchase-nya centang “can enter any item”. Lalu Ok .
  3. Buat Purchase Return dari Activity | Purchase | Purchase Return, lalu pilih nama vendor dan select Inv.No = “None”
  4. Pilih Item mengggunakan item yang sudah dibuat tadi (point1), lalu isikan nilai retur-nya. Kemudian Save & Close .
  5. Buka Vendor Payment dari Activity | Purchase | Purchase Payment, pilih nama vendornya maka otomatis akan muncul invoice senilai retur yang sudah dibuat tadi.

Notes :

  • Jika Print Out Form Retur judulnya mau diganti menjadi Credit Note atau Debit Note, silakan buat template baru atau edit template yang dimaksud, di bagian HEADER untuk Title kita bisa ganti menjadi Credit Note untuk Sales Return atau Debit Note untuk Purchase Return.
  • Jika Debit Note mau dialokasikan untuk mengurangi Cost perunit Barang yang belum terjual, kita bisa lakukan Inventory Adjustment dan set Adjustment Account nya ke akun yang di setting diatas di langkah 1, Purchase Disc/HPP. Cara Adjustment seperti di link berikut ini :

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Accurate Mgk Jakarta Pusat.

Software accounting yach ACCURATE

By |2017-09-08T17:10:34+00:00September 8th, 2017|Purchase|0 Comments

Mencatat Biaya Kena Pajak

Mencatat Biaya Kena Pajak

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Untuk mencatat biaya-biaya yang kena pajak dan mau diakui Pajak nya sebagai PPn Masukan(seperti Biaya Internet, Pembelian Perlengkapan Kantor), di program accurate tinggal ikuti langkah2 berikut :

  1. Pastikan kita sudah membuat kode pajak, jika belum silakan ikuti langkah membuat kode pajakdisini.

  2. Buat Item Biaya kena pajak dari List | Items, klik New, isi kode dan nama sesuai nama Biaya yang dimaksud. Setting bagian Purchase Tax Code dengan kode pajak yang sudah kita buat. Lalu Set GLAccount(akun-akun) semua ke Account Biaya atau ke Account mana kita mau alokasikan pencatatan kita di posisi debet lawan Hutang nya, kecuali untuk account Unbilled biarkan tetap ke Unbilled Goods Account. Save&Close.

  3. Buat Purchase Invoice dari Activities | Purchase | Purchase Invoice, klik New, pilih Vendor yang dimaksud, lalu pilih item yang kita buat di langkah 2 diatas. Isi Qty 1 dan Unit Price sebesar tagihan. Pastikan dibaris item sudah muncul kode pajak. Jika Vendor sudah kena kode pajak yang sama, maka tagihan ini akan muncul PPn-nya juga. Sehingga Jurnal yang terbentuk adalah :

(Dr) Biaya    xxxx

(Dr) PPn       xxxx

(Cr)  Hutang(A/P)      xxxx

Untuk pelunasan diinput dari Activities | Purchase | Purchase Payment/Vendor Payment.

Program accurate, accurate accounting software, accurate cloud

Accurate Mgk Jakarta Pusat.

Software accounting yach ACCURATE

By |2017-09-08T17:05:13+00:00September 8th, 2017|Purchase|0 Comments

Input Down Payment Penjualan Lebih Dari 1 Kali Dari SO Yang Sama Program accurate, accurate accounting software

Input Down Payment Penjualan Lebih Dari 1 Kali Dari SO Yang Sama

Program accurate, accurate accounting software

Di program accurate, dakalanya Anda menjumpai dalam suatu proses transaksi penjualan, terjadi penginputan DP lebih dari satu kali dari SO yang sama, berikut ini langkah-langkah untuk menginput DP tsb.

  • Untuk proses input DP yang pertama seperti pada contoh cara input yang sudah ada di Solution Center, Anda dapat langsung membuat SO, isikan item yang akan dipesan oleh customer lalu klik tombol Down Payment untuk menampilkan Sales Invoice dengan Item DP, dan dibuatkan Sales Receipt untuk Pembayaran DP Pertama 

  • Selanjutnya jika ada DP Ke-Dua, maka buka kembali SO yang sudah dibuat tersebut, kemudan klikDown Payment, maka akan tampil Sales Invoice kembali dengan Item Down Payment, dan isikan nilai DP ke-dua tsb, dan lanjutkan ke Sales Receipt untuk membuat pelunasannya.

  • Lakukan langkah yang sama jika ternyata lebih dari 2 kali DP.

  • Untuk proses settlement dari DP-DP ini, nantinya ketika SO tersebut ditarik ke DO, dan kemudian ke SI, maka nilai DP-DP tadi akan tampil di tab Down Payment dari Sales Invoicenya dengan rincian DP yang sudah dilakukan.

NB : Cara ini dapat dilakukan untuk DP Pembelian, tetapi prosesnya dimulai dari PO atau Pesanan Pembelian.

(Available for v4 & V5 )

Program accurate, accurate accounting software

Accurate MGK Jakarta Pusat

Software accounting yanch accurate

By |2017-09-07T13:22:28+00:00September 7th, 2017|Purchase|0 Comments

Contoh Perhitungan “Reupdate By Bill”

Contoh Perhitungan “Reupdate By Bill”

Program Accurate, accurate accounting sofware

Sebelumnya ada di bahas tentang Difference Unbilled Account mengenai kapan account tsb digunakan saat kita transaksi di ACCURATE dan setting apa yang membuat ada nilai yang teralokasi ke account tsb. Maka pada kesempatan kali ini seperti pada gambar dibawah ini adalah contoh jika kita memilih setting Reupdate by Bill.

Setup(Persiapan) | Preferences | Purchase(Pembelian) | Receive Item(Penerimaan Barang) dengan memilih Reupdate by Bill, dimaksudkan jika ada penambahan Cost saat pencatatan Faktur Pembelian/Bill atas Penerimaan Barang(RI), maka ACCURATE akan mengupdate Cost Masuk atas Persediaan yang masuk di tanggal RI. Pada gambar berikut ini dijelaskan :

ReupdateByBill

(Available for v4 & V5 )

Program Accurate, accurate accounting sofware

Accurate MGK Kemayoran

 

By |2017-09-07T13:18:19+00:00September 7th, 2017|Purchase|0 Comments